一、公寓大廈管理工作項目
(一) 會議行政事務
1. 區分所有權人會議：協助公寓大廈辦理區分所有權人定期會議作業
2. 報備行政作業：區公所變更報備/稅務機關負責人變更/免稅證明
3. 管理委員會：管理委員會行政作業
4. 專案企劃與執行：管理規劃、採購發包及重大設備維修等
(二) 公共行政事務
1. 管理費收支管理：提供「管理費收支報表」與「未繳住戶名單」。製作財務月報表及各項憑證並建檔保管三年每月會整請款資料製作憑證於25日辦理報支。
2. 公告管理：公告編號，張貼、取下時間與記錄，供查證用
3. 公共文件管理：每6個月實施一次公共文件清點作業，電腦建檔
4. 公共財產管理：每6個月實施一次公共財產清點作業，電腦建檔
5. 住戶違規行為處理：住戶違規行為，立刻進行書面催告與舉報。
6. 辦理政府規定申報事項：委託專業的建築物公共安全檢查公司與消防公司辦理建築物公共安全檢查與消防安全檢查申報。
7. 委外執行作業督導配合：配合實施景觀維護作業、日常清潔作業、垃圾清運作業、除蟲消毒作業、水池、水塔清洗作業等
(三) 安全維護事務
1. 訪客接待：辦理訪客登記作業，建立記錄
2. 裝修工程管理：收取裝修保證金，確保裝修工程中正常
3. 防火避難通道檢查：每月執行一次防火避難安全準備檢查記錄
4. 機電設施-定期檢查：定期執行機電點檢作業
5. 機電設施-運轉測試：定期執行機電設施運轉測試
6. 機電設施-保養維護：發電機運轉/更換機油/空氣濾心/柴油濾心等
(四) 日常住戶服務
1. 掛號信處理：辦理掛號信件登記與分發處理
2. 提供便利資訊：隨時查詢管理資訊並提供住戶參考
3. 留言及傳達服務：受委託服務人員班次內未完成傳遞，則移交後續班
4. 公共物品出借服務：借用公共務品住戶未於當班歸還，則移交後續班次
5. 日房屋租售服務：大樓區分所有權人委託提供書面租售資料
6. 工作交接作業：工作交接報表並逐一核對清點，確保完整移交。
(五) 作業執行控制
1. 專案管理：掌握專案工作執行進度。
2. 月/週工作檢核作業：每月/週列印月/週工作計劃表，檢核與呈送
二、公寓大廈管理必備條件
公寓大廈成功經營的不二法門，是全體區分所有權人在法律的保障下，建立公平合理的制度。
然後推選出賢能公正的代表，依據良好的法規制度形成正確的決策。由具備充足專業能力的管理服務人，以良好的作業方法，配合高效率的作業工具，協助決策者執行正確的公共決策並推動各項管理工作。
最後還需要全體區分所有權人的支持配合，建立相互信賴尊重的慣例及風氣。以下將分別介紹要成功經營公寓大廈管理的基本條件。
三、公寓大廈管理必備條件
(一)制度面
1.1依法成立管理組織
公寓大廈管理條例規定，社區大樓必須依法召開區分所有權人會議並以民主方式通過規約，成立管理組織向主管機關報備；才擁有完整獨立的法律地位、獲得法律的保障與行政機關的協助。
1.2訂定完整有效的規約
規約不僅是公寓大廈管理組織成立與運作的依據，也是規範社區大樓住戶間權利義務關係的最高規範。不僅如此，對於社區大樓管理運作機制而言，規約是法律以外的第二層保障。
1.3建立公共事務決策機制
公寓大廈成立管理組織的目的，就是要有效率地處理各項公共事務，區分所有權人推選代表組成管理委員會並授與適當的決策權力。以便在各種狀況發生時，在最短的時間內做成決策進行處置。
1.4訂定公平合理的管理費收取標準
管理費收取標準是許多公寓大廈爭執糾紛的根源，特別是提供空屋優惠的社區大樓，住戶和管理委員會往往為了空屋的認定標準與起算日期爭執不休、大傷和氣。
1.5打造優質溝通機制
把溝通做好，許多社區大樓的衝突爭紛都會自動消弭於無形。公寓大廈的管理規定本身無法叫住戶自動遵守配合，必須靠人傳達與執行。
1.6簡單完善的財務處理方法
社區大樓要把財務管理工作做好並不困難，只要先選擇好適當的會計作業方法與規劃完善的作業流程，力求財務報表的簡單表達與完整地訊息揭露，財務管理工作就自然能做的清清楚楚又輕輕鬆鬆。
1.7人性化管理
人性有光明的一面，也有陰暗的角落。人嚮往榮耀肯定、樂意分享助人，但人性裡卻又同時存在了猜疑、懶散、澆薄等劣質成份。公寓大廈成員之間如果建立起相互尊重信任的互動關係，將會帶動全體住戶共同發揮人性中優良的特質。
2.1高效率的會議決議過程
會議是公寓大廈公共事務決策過程中缺乏效率的一件事情，會議必須要有特定人數在特定的時間內到達特定的地點才能順利召開。「開而不會、會而不議、議而不決、決而不行」更是社會上屢見不鮮的共通現象。
2.2透明公開的採購發包過程
社會大眾經常戴著有色眼鏡來看待公共事務的採購發包，公寓大廈管理委員會為了避嫌通常選擇最便宜的貨品或服務，其結果是不但可能犧牲掉公共利益，還不見得能得到住戶的肯定支持。
2.3住戶違法行為處理
公寓大廈住戶發生違反法律或規約的意義，是其他住戶的權益受到侵害，管理委員會如果沒有立即加以阻止，容易引起其他住戶跟進的連鎖反應，扼殺住戶自我節制與相互尊重的優良風氣。
2.4選任專業的管理服務人
管理委員會是社區大樓專司決策的頭腦，選任好的管理服務人是管理委員會的基本權力，也是管理委員會的重要責任。
(三)執行面
3.1完善的系統化文書管理
社區大樓在執行管理作業過程當中會產生許多作業憑證和管理報表必須加以保存，任何文件都具有時效性，當文件保存價值消失，就應該進行淘汰銷毀。
3.2健全的管理費收取措施
管理費是社區大樓管理事務運作的動力來源，管理費若不能順利收取，會嚴重影響其他管理維護工作的推展，導致管理機能的惡化喪失，提供多種便利的繳費方式，是重要的考量。
3.3強化公共安全維護
安全是生活的基本需要，確實保障住戶居住安全，如掌握住戶動態、實施門禁管制、臨時停車管理、機動巡邏及實施裝修工程管理，定期實施消防安全設備檢查與保養維護及實務演練。
3.4公告管理
公告是公寓大廈管理委員會向住戶傳達訊息的重要溝通工具，也是管理措施與作業處理的重要憑證；良好管理的公告，可以作為管理委員會處理住戶違規行為執行書面催告的憑證，更是系統化保存的最佳工具。
3.5公共財產管理
社區大樓多少都有屬於全體住戶共有的公共財產，要完整記錄、標示及定期清點，避免公器私用甚至於惡意侵占的行為，需要具備一套管理公共財產的良好作業方法，才能防止住戶權益受到侵害。
3.6裝修工程管理
公寓大廈應該在規約中加入裝修作業的相關限制規定，並配合良好的溝通機制讓住戶與工程人員完整清楚地了解裝修範圍的限制及如何配合管理委員會辦理各項裝修申請。
3.7確實的作業執行控制
社區大樓必須訂出年度、月份、每週和每日要執行的例行性工作項目並輸入電腦，指派管理服務人員處理的專案性工作，也應該使用電腦進行控制，有效的完成工作進度。
(四)社會面
4.1缺乏組織規劃
公寓大廈內所有成員地位相等，缺乏軍隊或企業組織具備的「強制性與從屬關係」，也不像社團藉著「共同興趣」會自然形成內部凝聚力，所面臨到的挑戰卻最是嚴峻。
4.2管理上的障礙
社區經常遇到的障礙有住戶公共事務參與意願低落，無法形成公共決策；住戶普遍缺乏公德心，無從建立公共秩序；住戶觀念與做事方法錯誤，妨礙正常管理推展。
4.3共同尊重良性循環
要解決這些問題，最好的方法就是在制度面、決策面與執行面都打下良好的管理基礎，建立起公平合理、崇尚法治的社會環境。樹立共同相互尊重信任的良性循環。
沒有留言:
張貼留言